PDFで保存したい！ExcelからPDFに変換する方法を紹介

SOFTRA.JP編集部 | 2025-01-14 18:53:27

Excelで作成した資料を提出したり、メールで共有したりする際に、「Excelのまま送るべきか、それともPDFに変換した方がいいのか」と悩むことはありませんか。

Excelファイルは編集ができる便利な形式ですが、相手のパソコン環境や使用しているExcelのバージョンによってレイアウトが崩れたり、意図せず内容が変更されてしまう可能性があります。

実は、Excelファイルを開き、「ファイル」→「名前を付けて保存」→「PDF（.pdf）」を選択して保存するだけで、数クリックでPDFファイルを作成できます。

ExcelをPDFに変換すると、資料のレイアウトを保ったまま、安全・キレイ・そのまま提出できる状態で共有できるようになります。

この記事では、Excelで作成したデータをPC（Windows）やスマホでPDF形式に変換する方法を解説し、よくある問題の解決策や最適化方法、さらに便利なツールについて解説します。

PDFへの変換したい場合、ぜひ参考してください。

参考：Microsoft Excel 2024(永続版)|ダウンロード版|Windows11、10/mac対応|PC1台

ExcelからPDFへの変換方法

office Excel(エクセル)ファイルをPDFに変換する方法は、Windows、Mac、さらにはスマートフォンでも簡単に実行できます。

ExcelからPDFへの変換は、ファイルのレイアウトを維持し、データを改変されることなく共有するために非常に有効な方法です。

Excelの「名前を付けて保存」や「エクスポート」機能を活用すれば、簡単にPDFファイルとして保存できます。また、オンラインツールや専用ソフトを使うことで、より高度なカスタマイズも可能です。

ここではそれぞれのプラットフォームでの手順を紹介します。

Excel PDF 変換：Windowsでの手順

Windowsでは、Excelを使っている場合、内蔵の「印刷」機能を使用してPDFに変換することができます。手順は次の通りです：

Excelファイルを開く
PDFに変換したいExcelファイルを開きます。
「ファイル」メニューを選択
Excelのメニューから「ファイル」をクリックします。
「印刷」を選択
「印刷」を選んで、プリンターの選択肢で「Microsoft Print to PDF」を選びます。
「印刷」ボタンをクリック
「印刷」ボタンをクリックすると、保存場所を選択する画面が表示されるので、PDFとして保存したい場所を選んで保存します。

これで、Excelの内容をPDFファイルとして保存することができます。レポートや資料を共有する際に非常に便利です。

Excel PDF 変換：Macでの手順

Macでも同じく、Excelを使ってPDFに変換できます。手順は以下の通りです：

Excelファイルを開く
PDFに変換したいExcelファイルを開きます。
「ファイル」メニューから「印刷」を選択
Excelメニューの「ファイル」から「印刷」を選びます。
「PDF」として保存
印刷設定画面の左下にある「PDF」ボタンをクリックし、「PDFとして保存」を選びます。
保存先を選択
PDFとして保存する場所を選び、名前を付けて保存します。

これでExcelファイルがPDF形式で保存されます。Mac標準の機能を使うため、追加ソフトをインストールする必要はありません。

スマホでExcelをPDFに変換する方法

スマートフォンを使用してExcelファイルをPDFに変換するには、専用のアプリを使用します。例えば、Microsoft Excelアプリや、Google スプレッドシートを使えば、簡単にPDFに変換できます。変換手順は以下の通りです：

ExcelアプリまたはGoogle スプレッドシートを開く
PDFに変換したいExcelファイルを開きます。
「ファイル」オプションを選択
アプリのメニューから「ファイル」を選び、「エクスポート」または「保存先」を選びます。
「PDFとして保存」
保存形式に「PDF」を選び、ファイル名を決めて保存します。
保存完了
「保存」または「OK」をタップすれば、ExcelファイルがPDFに変換されて保存されます。変換後は、PDFリーダーや共有アプリで確認・送信できます。

Excel PDF変換時の問題解決

Microsoft Excel(エクセル)をPDFに変換する際には、いくつかの問題が発生することがあります。以下に代表的な問題とその解決方法を紹介します。

Excel PDF変換が切れる場合の対処法

PDFに変換した際に、Excelの一部が切れてしまうことがあります。この問題は、ページ設定や余白の設定を調整することで解決できます。

ページ設定を確認
「ページレイアウト」タブで、印刷範囲や余白、縮小設定を確認して調整します。
印刷範囲の設定
印刷範囲を設定して、切れないように指定範囲を設定します。

Excel PDF変換できない場合のトラブルシューティング

Excel(エクセル)をPDFに変換できない場合、以下の原因が考えられます：

Excelファイルが破損している
Excelファイルが破損している場合、別のファイル形式で保存し直してからPDF変換を試みると良いです。
プリンター設定の確認
「Microsoft Print to PDF」プリンターが正しく設定されているか、ドライバーが最新であるかを確認します。

Excel PDF変換で内容がずれる場合の対処法

PDFに変換した際に、Excelのレイアウトが崩れることがあります。この場合、以下の手順で調整が可能です：

セルの幅と高さを調整
PDFに変換する前に、セルの幅や高さを調整し、内容が収まるようにします。
印刷プレビューで確認
印刷プレビューで内容が適切に収まっているか確認し、設定を変更して再試行します。

ExcelをPDFに変換する際のずれは、セルサイズの調整、印刷プレビューでの確認、ページ設定の最適化によって解消できます。

事前にレイアウトを整えることで、PDFでも見やすく正確な資料を作成できます。

Excel PDF変換の最適化方法

Excel(エクセル)をPDFに変換する際、最適化を図ることで、よりスムーズに変換できます。以下にその方法を紹介します。

Excel PDFを一枚に収める方法

複数ページにわたるExcelシートを1枚のPDFに収めたい場合、「ページ設定」から「シートを1ページに収める」オプションを選びます。これにより、PDF変換時に内容が縮小されて1ページに収まります。

複数シートを1つのPDFに変換する方法

Excelでは、複数のシートを1つのPDFにまとめて保存することができます。これを行うには、「印刷」メニューで「すべてのシートを印刷」にチェックを入れてからPDFとして保存します。

Excel PDF変換の一括処理ツールの紹介

複数のExcelファイルを一度にPDFに変換したい場合、専用のツールを使用すると効率的です。無料や有料の一括変換ツールを使うと、手間なく複数ファイルをPDFに変換できます。

ExcelをPDFに変換する際は、ページ設定を調整してレイアウトを整えたり、複数シートをまとめて保存したり、専用ツールを利用して一括処理することで、効率的で見やすいPDFを作成できます。

まとめ

以上、ExcelファイルをPDFに変換する方法について紹介しました。ExcelファイルをPDFに変換する際、Windows、Mac、スマートフォンなど、プラットフォームに応じた方法を選ぶことができます。

変換時の問題には、ページが切れてしまったり、内容がずれてしまうことがありますが、適切な設定を行うことで簡単に解決できます。

また、複数のシートを1つのPDFにまとめたり、内容を1ページに収める方法もあります。さらに、Excel PDF変換ツールを活用することで、一括処理や効率的な作業が可能となります。

PDF変換をうまく活用して、業務や作業をよりスムーズに進めましょう。

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